Пропал работник: новые возможности для работодателя с 2026 года

Ситуация, когда сотрудник перестает выходить на связь и длительное время отсутствует на рабочем месте, — одна из самых сложных в кадровом делопроизводстве. Прежде чем квалифицировать такое отсутствие на рабочем месте как прогул и инициировать процедуру увольнения, работодатель обязан соблюсти порядок, предписанный Трудовым кодексом РФ, в частности, затребовать от работника письменное объяснение. Без соблюдения этой процедуры применение дисциплинарного взыскания, вплоть до расторжения трудового договора, может быть признано судом неправомерным:

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт (статья 193 ТК РФ).

Однако на практике это требование нередко становится невыполнимым: работник не отвечает на звонки, по адресу регистрации не проживает, а родственники не могут или не желают предоставить информацию о его местонахождении.

С 05.09.2026 года вступил в силу Федеральный закон от 8 марта 2026 г. № 55-ФЗ, который изменил подход к решению данной проблемы. Законодатель предоставил юридическим лицам прямой механизм взаимодействия с органами внутренних дел для поиска гражданина и направления ему своих контактных данных.

Хотя, вы же помните, что работодатель не обязан разыскивать работника, ведь непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, но исходя из практики, лучше работодателю использовать все методы поиска пропавшего сотрудника.

Новый порядок действий для работодателя

Теперь работодатель, столкнувшийся с длительным отсутствием работника, вправе обратиться в территориальный орган МВД России с соответствующим заявлением. Сделать это можно как непосредственно через уполномоченного представителя, так и дистанционно — с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг.

В заявлении необходимо указать:

• полное наименование и адрес места нахождения юридического лица;
• контактные данные для связи (абонентский номер и адрес электронной почты);
• сведения об уполномоченном представителе работодателя (фамилия, имя, отчество, дата рождения, контактные данные, реквизиты документа, подтверждающего полномочия);
• причину обращения (например, необходимость получения письменного объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте).

Что делает орган внутренних дел?

На основании поступившего заявления территориальный орган МВД проводит проверку по базе данных регистрационного учета. В случае успешной идентификации гражданина ему направляется извещение, содержащее:

• сведения о заявителе (работодателе) и его представителе;
• причину обращения.

Важно: извещение направляется по адресу регистрации разыскиваемого лица заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. При этом сам гражданин принимает самостоятельное решение о том, предоставлять ли заявителю информацию о себе или нет.

Информирование заявителя о ходе процесса

Работодатель не остается в неведении относительно результатов своих действий. Орган внутренних дел уведомляет заявителя (в том числе через портал Госуслуг):

• о факте направления извещения гражданину;
• при наличии уведомления о вручении — о получении извещения адресатом.

Если в заявлении недостаточно информации для однозначной идентификации работника либо сведения о нем отсутствуют в базе данных, заявителю направляется мотивированный отказ с указанием причин.

Правовое значение для работодателя

С принятием указанных изменений у работодателя появляется легальный и документально подтвержденный способ связаться с отсутствующим работником. Обращение в органы внутренних дел и полученное подтверждение о направлении извещения могут служить надлежащим доказательством принятия всех возможных мер для выяснения причин отсутствия сотрудника.

Это особенно важно при рассмотрении трудовых споров в судебном порядке. Например, в Определении Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 04.03.2024 № 4-КГ23-92-К1, суд отметил, что работодателем были предприняты все исчерпывающие действия вплоть до даты увольнения по выяснению причин отсутствия работника на рабочем месте, определению его местонахождения и вручению ему уведомлений о необходимости предоставления объяснений причин отсутствия на работе (прим. 2kk.info, в том числе, обращался в органы внутренних дел).

Кроме того, поправками закреплено право законных представителей и наследников на доступ к информации о несовершеннолетних, недееспособных и умерших гражданах, что расширяет возможности для защиты прав всех участников трудовых и гражданско-правовых отношений.

Дополнительные гарантии

В связи с нововведениями МВД России уже актуализировало Административный регламент (Приказ МВД России от 11 августа 2026 г. № 568) предоставления соответствующих государственных услуг.

Услуга является бесплатной для всех, госпошлина не взимается (п. 12 Регламента).

Максимальный срок – 10 рабочих дней со дня регистрации заявления (п. 11 Регламента).

Таким образом, новый порядок не только повышает эффективность предоставления адресно-справочной информации, но и позволяет работодателям выстраивать порядок действий по выяснению причин отсутствия работника.

Но как это будет на практике, другой вопрос. Поживем, увидим.

С вами была

Екатерина Верес (2kk.info)